Зібрали 5 прикладів створення простих робочих процесів, що складаються лише з кількох кроків і охоплюють низку типових завдань, як-от управління замовленнями клієнтів, обробка заявок на роботу, створення графіків змін та обробка транспортних замовлень.
Клієнтські замовлення — основа життєдіяльності компанії, тому дуже важливо обробляти їх швидко й точно. Для цього в Microsoft Teams можна налаштувати простий робочий процес за допомогою кількох застосунків Microsoft 365. Ось як може виглядати робочий процес:
Менеджер команди вносить вхідні замовлення клієнтів до Microsoft Lists, де їх бачитимуть усі члени команди, які мають доступ до списку. За допомогою робочого процесу Power Automate кожне нове замовлення автоматично призначається члену команди, а в планувальнику (Microsoft Planner) створюється завдання. У планувальнику член команди може встановити відповідний дедлайн, додати примітки (наприклад, адресу клієнта) і визначити підзавдання та їхні дедлайни. Щойно співробітник виконає завдання, він позначає це в планувальнику. Теми, які стосуються всієї команди, можна обговорювати в каналі, щоб усі були в курсі подій.
Щоб оперативно здійснювати доставлення замовлень клієнтів, необхідно безперебійно керувати перевезеннями. У Microsoft Teams ви можете створити робочий процес для управління транспортними перевезеннями всього за кілька кроків.
Керівники проєктів завантажують таблицю Excel з даними про товари, які потрібно перевезти, у канал Teams. Щойно таблиця Excel опиняється в Teams, Power Automate копіює рядки в Dataverse для Teams.
Співробітники, які завантажують вантажівки, використовують застосунок Power App на своїх мобільних пристроях, аби відмічати кожну позицію зі списку як завантажену. Ще один бонус: час, витрачений на завантаження кожного типу товару, фіксується одночасно. Керівники проєктів можуть використовувати ці дані для оптимізації зберігання та пришвидшення завантаження для майбутніх робіт.
Коли завантаження вантажівки завершено, водій отримує повідомлення у чаті Teams на своєму мобільному пристрої про те, що вантажівка готова, а також адресу доставлення клієнта і підтвердження, що він може виїжджати.
В умовах зростання дефіциту кваліфікованих працівників майже в кожній галузі, диджиталізація за допомогою Microsoft Teams може сприяти швидкому та ефективному процесу подання заявок на роботу, аби жодному потенційному кандидатові не було відмовлено в роботі.
Вхідні заявки можуть автоматично пересилатись з Outlook на електронну адресу відповідного каналу (наприклад, ви можете створити окремий канал для кожної вакансії). Щойно співробітник HR-команди починає обробляти заявку, він створює завдання в Microsoft Planner.
Після проведення співбесіди інтерв'юер може створювати нотатки в OneNote, які потім автоматично потрапляють у відповідний канал. Звіти з кожного етапу співбесіди можна додавати в OneNote у послідовному порядку. Шаблони та контрольні списки можуть бути інтегровані в OneNote, щоб охопити такі аспекти, як-от теми інтерв'ю.
Після кожної співбесіди шаблон або контрольний список можна доопрацювати, що дозволить членам HR-команди обмінюватися досвідом проведення співбесіди один з одним. Після завершення рекрутингу HR-команда може використовувати опитування за допомогою Microsoft Forms, аби попросити кандидатів поділитися враженнями про свій досвід, дізнатися, що пройшло добре, а що можна вдосконалити.
Зазвичай компанії використовують індивідуально розроблені рішення для керування розкладами робочих змін — іноді в паперовому вигляді. Завдяки застосунку Shifts для Teams можна створювати графіки змін працівників — наприклад, на виробництві чи у сфері обслуговування — і керувати ними безпосередньо в Microsoft Teams.
Використовуючи Microsoft Shifts, керівники відділів і команд можуть створювати графіки та призначати їх окремим працівникам або командам, а також вибирати та призначати працівників на певні зміни. Співробітники, своєю чергою, отримують інформацію про свої робочі зміни безпосередньо в Teams; вони можуть мінятися змінами або пропонувати свої зміни, просто з Teams. Можна також відстежувати облік робочого часу та зворотний зв'язок, а керівники команд можуть надавати документи та іншу інформацію для змін.
Shifts був розроблений для мобільного використання, але також підходить для організації офісних завдань, як-от ведення робочого часу та інших видів діяльності, що повторюються.
Окремі робочі процеси в компанії найкраще виконувати за допомогою спеціально розробленого застосунку. Наприклад, документування збитків, нанесених будівлям. Спеціально розроблений для цього застосунок дозволяє експертам зробити фотографію на свій смартфон і надіслати звіт про пошкодження напряму до компанії, що управляє нерухомістю, всього за кілька кроків.
Створення такого застосунку раніше займало багато часу і коштувало недешево. Сьогодні це набагато простіше завдяки Power Apps. Мобільний застосунок легко "намалювати" в графічному редакторі та приєднати до потрібного джерела даних — наприклад, SharePoint, Outlook, Planner або, звісно, Microsoft Teams.
Створені таким чином Power Apps можна призначити окремим особам або командам і зробити їх доступними безпосередньо на смартфоні, планшеті або ПК. Для мобільних пристроїв підтримуються як iOS, так і Android. Power Apps є ідеальним розширенням Microsoft Teams для будь-якого працівника, який працює з мобільних пристроїв: користувацький інтерфейс оптимізовано для роботи з мобільних пристроїв, а функціональність точно відповідає кожному робочому кроку.
